“L’ufficio in una scrivania”

Il terzo consiglio di Assistente Spot è dedicato a come ‘vivere’ gli spazi dell’ufficio in maniera funzionale ed efficiente, per evitare perdite di tempo nella ricerca dell’occorrente per lo svolgimento delle attività quotidiane.

I suggerimenti, forniti in questo articolo, sono il frutto della mia esperienza personale che mi porta spesso a lavorare fuori ufficio, in trasferta presso la sede di un cliente o nei centri di coworking.

Per questo motivo ho ‘collaudato’ una postazione di lavoro che mi permetta di lavorare ovunque e comunque, tanto che ormai la utilizzo anche nel mio studio a casa.

 

Scrivania ‘take away’

La scrivania ‘take away’

 

La postazione di lavoro ideale è limitata al piano della propria scrivania, su cui si ha tutto il necessario a svolgere le attività lavorative in programma, evitando così di doversi alzare continuamente per consultare un documento o di sfrecciare sulle ruote della sedia, come fosse un go-kart, per prendere un raccoglitore.

 

 

Gli strumenti fondamentali per ognuno di noi sono il PC e il mouse con il proprio tappetino.

In commercio si possono trovare, a prezzi modici, tappetini antiscivolo ‘oversize’, utili a delimitare ulteriormente lo spazio lavorativo, oltre che a dare un tocco personale alla propria scrivania.

Io, per esempio, ne ho acquistato uno 90×40 cm. con stampata una mappa del mondo, un modo per me di ‘viaggiare’ anche mentre sto lavorando.

 

Un organizer da tavolo o un astuccio, che ricorda tanto i tempi della scuola, per contenere gli articoli di cancelleria occorrenti: biro e correttore, matita e gomma, evidenziatori e matite colorate, pinzatrice e graffette, righello e temperino, colla e scotch, post-it, chiavetta USB su cui scaricare o conservare documenti.

 

L’agenda e il daily planner su cui annotare la TO DO list della giornata, le telefonate e le comunicazioni importanti, devono essere sempre a portata di mano per tenere sotto controllo le attività da svolgere e aggiornarle in tempo reale.

 

Documenti divisi per categoria

Fogli e documenti divisi per categoria

 

Le pile di documenti e i fogli svolazzanti lasciati dal capo o dai colleghi sulla scrivania creano spesso confusione o rischiano di rimanere sepolti o, addirittura, andare persi.

 

 

Le vaschette impilabili, contrassegnate da un’etichetta, permettono di dividere in categorie diverse tipologie di documenti, per esempio quelli della banca o gli ordini da evadere o le fatture passive da pagare, agevolando la consultazione e l’archiviazione.

 

I raccoglitori ad anelli senza fermo sono l’ideale per una rapida consultazione: all’interno delle buste plastificate trasparenti preforate, si possono riporre i progetti ai quali si sta lavorando.

L’unica accortezza è posizionare il raccoglitore  orizzontalmente sulla scrivania, perché se posto in verticale, essendo senza fermo, diventa quasi ingestibile.

 

Le cartelline di cartone sono un’ulteriore alternativa: semplici, a tre lembi o con fermaglio, in diversi colori. C’è solo l’imbarazzo della scelta!

Si possono utilizzare per conservare i documenti relativi a un cliente o un prodotto, in modo tale da avere tutta la relativa documentazione cartacea utile a tenere sotto controllo lo storico delle offerte fatte o delle schede di riferimento.

 

Tante sono le soluzioni che si possono scegliere per lavorare in modo organizzato e confortevole.

 

E la tua scrivania com’è? Lascia un commento e racconta la tua esperienza!!!

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