“Metti il timer alle telefonate”

“Metti il timer alle telefonate”

Questo è il secondo consiglio di Assistente Spot, il blog di Chiara2rent di consigli pratici per organizzarsi in ufficio, ma anche nella vita di tutti i giorni.

Il telefono, sempre a portata di mano, è ormai un’appendice del nostro corpo.

E’ lo strumento che utilizziamo di più, che suona e vibra infinite volte in un giorno, ad ogni chiamata, messaggio, notifica o e-mail, tanto che se non ci fosse il profilo silenzioso o la modalità aereo da impostare all’occorrenza, lo vorremmo lanciare contro il muro o fuori dalla finestra – non sempre resta solo un pensiero…!!!

Nella quotidianità la ‘telefonata’ è sempre presente, perché è un contatto diretto e immediato con il proprio interlocutore, quasi come si fosse nello stesso luogo.

Ma come si può regolare il flusso di telefonate e stabilire a priori quando inoltrare o ricevere una telefonata?

Decidi tu quando telefonare!

Le telefonate: un’attività da TO DO LIST

Il  modo migliore per non dover interrompere lo svolgimento di altre attività per una telefonata è quello di stabilire un tempo per i contatti telefonici, sia per prendere un appuntamento o avere

notizie, aggiornare dettagli o comunicare qualcosa.

Segnare in agenda mezz’ora da dedicare alle telefonate e inserirla come attività nella TO DO LIST  permette di semplificarne l’organizzazione e la gestione.

Programmare le telefonate in uscita come un’attività a sé predispone a maggior attenzione durante lo svolgimento e raggruppa tutte le chiamate da fare evitando di dimenticarne qualcuna.

 

Per non soccombere al telefono che squilla in continuazione, è utile fissare un appuntamento telefonico per le telefonate in entrata, in modo tale da riceverle in una fascia  oraria prestabilita.

…3…2…1…STOP alla telefonata!

Per ottimizzare i tempi e sfruttare al meglio il tempo impiegato a telefonare, è necessario fissare un limite di durata alla conversazione.

Rispettare un termine entro il quale bisogna affrontare argomenti e confrontarsi con il proprio interlocutore, ci  fa concentrare sul necessario ed evita di dilungarsi nei discorsi o di essere ripetitivi.

La durata ‘giusta’ non esiste, ma solitamente 6 minuti  bastano per dialogare su più argomenti e in modo piuttosto dettagliato. Decidere prima quali temi trattare e ‘prepararsi’ all’appuntamento telefonico aiuta, sicuramente, a far ‘fruttare’ al massimo il tempo dedicato.

Cronometra le telefonate

Per cronometrarsi al telefono si può utilizzare il telefono stesso, con un unico accorgimento, essere certi che il suono della sveglia non sia un rumore di sottofondo fastidioso per noi o l’interlocutore, magari proprio quando prendendo accordi a fine chiamata.

Un’altra soluzione è il timer da cucina, in commercio se ne trovano di qualunque forma o colore, oltre a misurare il tempo dà un tocco personale alla scrivania, l’importante è non posizionarlo troppo vicino mentre si telefona, per non far udire a chi è dall’altra parte il ‘ronzio’ dei secondi che scorrono e il ‘drin’ finale che fa sussultare sulla sedia.

L’alternativa silenziosa è la clessidra, la mia preferita!
Disponibile diverse misure, minuti o ore, se ne possono trovare di antiche ai mercatini o moderne nei negozi, danno un tocco originale alla postazione di lavoro.

 

I consigli e i suggerimenti, forniti in questo articolo, derivano dall’esperienza lavorativa che ho maturato negli anni come centralinista nella PMI e nelle società di servizi, oltre che dalla formazione ricevuta.

E come disse Joey Adams: “I computer possono fare più lavoro in minor tempo perchè non devono rispondere al telefono!”

 

E tu come organizzi la tua vita al telefono?

Lascia un commento, racconta la tua esperienza e dai anche tu un consiglio!

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