“Carta e penna per prendere gli appunti”

“Carta e penna per prendere appunti”

Questo è il primo consiglio di Assistente Spot – consigli pratici per organizzarsi in ufficio , nuova rubrica di Chiara2rent che dà suggerimenti utili nella quotidianità, flessibili all’esigenza del momento e accessibili a chiunque ne voglia fare uso.

Nessun altro consiglio meritava questo onore. Questo è l’ABC dell’organizzazione, la più sana delle abitudini, quella che contraddistingue la Segretaria, quella di una volta sempre ‘armata’ di taccuino e matita, la pioniera dell’organizzazione aziendale.

In quanti sono stati ‘salvati’ almeno una volta, sul lavoro o nella vita in generale, da un appunto preso al volo su un post-it o da quattro parole scritte di sfuggita su un pezzo di carta?

Tutti, io compresa.

Quindi, perché non far diventare quel ‘salvavita’ un’abitudine quotidiana?

Carta e penna per gli appunti: un salvavita!

Nella quotidianità del lavoro, tra il telefono che suona, le emails da leggere o a cui rispondere, i progetti da seguire e tutte le altre attività da svolgere in ufficio, diventa difficile ricordarsi tutto: la chiamata ricevuta per una variazione sull’ordine, il prezzo chiesto al fornitore da inserire in un preventivo, l’appunto per una proposta ad un potenziale  cliente, i dettagli di pagamento di una fattura, ecc…

Quante cose da tenere a mente mentre si lavora!!!

Al giorno d’oggi la tecnologia offre molte possibilità per prendere appunti o farsi un promemoria: un numero in continua crescita di app, plug-in e programmi per scrivere o registrare memorandum, salvare in cloud links o documenti, organizzare TO DO list e agende, il tutto collegato e condivisibile da ogni dispositivo.

Tutti strumenti indiscutibilmente versatili e di facile utilizzo, che sono di aiuto quando si è fuori ufficio o si sta lavorando su un progetto in remoto ma, a mio parere, poco pratici ed efficaci se si necessita di prendere appunti mentre si sta svolgendo un’altra attività seduti alla scrivania.

Se non si ha un buon metodo di archiviazione di file e contenuti multimediali , inoltre, si rischia di veder ‘svanire nell’etere’  documenti e comunicazioni importanti.

 

“Verba volant, scripta manent.”

Carta e penna: un salvavita!

 

È un detto che si ripete ormai da secoli e secoli. Un motivo c’è.

Leggere e scrivere è una cosa che sanno fare tutti, è la prima cosa che ti insegnano a scuola, un’abitudine che si ha sin dall’infanzia e che si sviluppa durante tutta la vita.

Tenere a disposizione sulla scrivania una penna e un foglio di carta su cui annotare dettagli importanti, cose da fare o altro, è una buona abitudine per organizzare al meglio la gestione del proprio lavoro.

 

Il mio consiglio è quello di utilizzare un quaderno o un bloc-notes, qualcosa che abbia l’aspetto e la consistenza di tanti fogli rilegati saldamente tra di loro, perché, come dimostrato scientificamente – qualche università americana l’avrà fatto di sicuro! -,  i pezzi di carta volanti e i post-it sono molto difficili da gestire e, soprattutto, da ritrovare!!!

Coloro che amano il riciclo o hanno uno spirito creativo possono riutilizzare le agende che, puntualmente ogni anno a Natale da decenni, sono il regalo da parte di banche e assicurazioni e che tendono ad ammucchiarsi in fondo allo scaffale praticamente nuove: rivestite con una copertina o personalizzate secondo il proprio ‘estro’ può dare un tocco di colore alla scrivania!

La mattina ci si può annotare la TO DO list delle attività della giornata in modo da averla sempre sott’occhio, così si ha un costante controllo del loro svolgimento e si può aggiornare i dettagli in tempo reale per dare le giuste priorità.

Annotarsi le telefonate in entrata, scrivendo chi ha chiamato quando e per quale motivo, aiuta a tenere traccia delle comunicazioni e richieste verbali,  evitando di perdere dati o dimenticare particolari importanti.

 

Avere un taccuino sempre con sé: una buona abitudine per tutti!

Tenere un taccuino sempre con sé

Scrivere con una penna su un foglio è il metodo più semplice ed efficace per prendere appunti.

Oltre ad essere utile per annotazioni e per organizzare l’agenda, un taccuino a portata di mano può essere uno stimolo alla propria creatività!

Quanti tra i progetti, imprese, libri, canzoni e dipinti sono stati creati basandosi su degli appunti presi al momento, quando l’idea è lì, a portata di mano?

Tanti. E a volte anche con grande successo!

 

Per creativi, artisti o designer è la soluzione ideale per ‘cogliere l’attimo’ in qualsiasi luogo ci si trovi, mezzo pubblico o sala d’attesa, fermando subito su carta l’idea o la bozza che ci è passata per la mente come un lampo nel cielo.

Io, per esempio, oltre a tenere a disposizione il blocco per gli appunti mentre lavoro, porto sempre con me una piccola agenda che butto in borsa anche quando esco e sulla quale annoto idee, progetti, citazioni e tutto ciò che mi colpisce e che voglio ricordare – almeno è ciò che penso quando lo scrivo!

In mezzo a innumerevoli annotazioni, alcune interessanti e altre curiose, testi indecifrabili o insignificanti, riflessioni profonde, idee bislacche e appunti che rileggendoli fanno solo ridere, ci sono i concetti importanti, quelli che vale la pena ricordare, quelli che oggi mi permettono di fare della mia passione il mio lavoro.

E voi, siete pronti a prendere appunti?

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